Ведение импортных поставок с разной географией, сроками и способами доставки — непростая и трудоёмкая задача, сложность которой растёт с увеличением числа параллельных заказов, а после определённого момента взлетает в разы.
Я опишу разработанную мной автоматизированную систему управления импортом в части контроля сроков поставок. Она реализована на базе 1С 8.3.
Универсальные этапы импортной поставки
Вне зависимости от того, что и откуда вы импортируете, поставка состоит из одних и тех же универсальных этапов, идущих строго один за другим. Я уже упоминал о них в самой первой статье блога для обоснования структуры расходов на поставку.
Если переходить от структурирования расходов к управлению сроками, то разбивать поставку на этапы следует не по критерию возникновения затрат, а по физическому движению товара — шаги будут сменять друг друга в момент перемещения партии:
- Производство (или комплектация, если речь идёт о покупке готового товара со склада) — время, необходимое поставщику на подготовку партии;
- Инспекция — все работы, связанные с проверкой качества готового товара. Сюда же закладываем сроки, необходимые на устранение выявленных недостатков;
- Отгрузка — логистика на «том берегу», включает перемещение товара от склада поставщика до терминала отправления, а также таможенное оформление экспорта;
- Фрахт — доставка в РФ до таможенного поста;
- Таможня — таможенное оформление и выпуск товара;
- Наш берег — логистика с момента выпуска партии таможней до передачи товара заказчику.
Приведённые выше этапы исчерпывающе описывают процесс осуществления импортной поставки.
Планируемые и крайние сроки
Теперь общую задачу управления графиком поставки можно разделить на более мелкие задачи контроля сроков каждого этапа.
Отдельного внимания требуют «стыки», особенно если меняется исполнитель. Именно на них часто возникают осложнения, задержки и непредвиденные расходы.
Для каждого этапа я устанавливаю два показателя: плановый срок и страховочный запас времени. Это делается в самом начале работы, сразу после размещения заказа.
Плановый срок
Это заранее известный период времени, требуемый для завершения этапа. Назначается, исходя из оптимистичного сценария — из расчёта, что всё пройдёт «гладко» и без сбоев.
Так для производства плановым сроком будет согласованное с поставщиком количество дней из спецификации, а для доставки морем — транзитное время океанской линии.
Страховочный запас
Главный вопрос — в практическом назначении сроков. Ведь как показывает практика, в отдельных внештатных ситуациях графики бывают сорваны в разы.
По моему мнению, вопрос установки периода с запасом не решается статистическими методами, а назначается экспертно, на основании опыта и знания нюансов конкретных логистических решений.
Например, если морской фрахт в Санкт-Петербург осуществляется транзитом через Европу, возникает вероятность застрять в порту перегрузки на неделю, а прямые рейсы почти всегда приходят день-в-день.
Практическое управление календарём поставки
От теории к практике!
Весь функционал реализован в документе «Заказ поставщику» в моей 1С. Для этих целей в него была добавлена вкладка «Календарь», где обрабатываются все данные по срокам поставки.
Поскольку этапы сменяют друг друга последовательно, то для каждого можно рассчитать:
- Прогноз начала — совпадает с плановой датой завершения предшествующего этапа;
- Прогноз окончания — рассчитывается как плановая дата начала + плановый срок;
- Крайнюю дату — рассчитывается как прогноз окончания + запас + сумма всех страховочных запасов с предыдущих этапов.
Ниже приведён фрагмент экранной формы документа «Заказ поставщику» с реквизитами календаря:
Обратите внимание, что система не статична. Изменение любого показателя приводит к автоматическому пересчёту всех последующих значений и общего срока поставки.
Например, если в процессе выполнения поставки я получаю информацию, что терминал прибытия перегружен (что частенько случается на железной дороге), я увеличиваю плановый срок «Фрахта». Это автоматически обновит даты всех последующих этапов.
Согласование дат и уточнение прогноза
В реальной работе всегда наступает момент (важно его не пропустить, но об этом чуть позднее), когда тот или иной этап ещё не завершён, но уже понятна точная дата его окончания.
«Изюминка» системы в том, что она позволяет уточнять прогноз по мере выполнения поставки с помощью нескольких дополнительных инструментов.
Активация чекбокса «Согласовано» разблокирует поле «Фактическое окончание» (с зелёной заливкой на скриншоте). Значение сюда вводится вручную.
Обратите внимание, что установка галочки в чекбоксе «Согласовано» обнуляет запас и крайнюю дату соответствующей стадии, т.к. последние теряют актуальность. Одновременно прогноз начала следующего этапа устанавливается по согласованному значению.
Таким образом, по мере выполнения импортной поставки, прогноз её поступления уточняется, а «вилка» дат поступления сокращается с завершением каждой следующей стадии.
В качестве дополнительной «защиты от дурака» в систему был введён ещё один чекбокс «Завершено». Его установка вводит запрет на изменение реквизитов этапа, а также маркирует этап в системе как завершённый.
Отчёты 1С
Для обобщения информации разработано 2 сводных отчёта.
Рабочий экран менеджера ВЭД
Предназначен для внутреннего использования. Выводит все даты завершения стадий поставок, попадающие в указанный период. Это те самые «стыки» этапов, требующие подготовки и отдельного контроля.
Цветовая индикация помогает ориентироваться в статусах. Так, зелёный цвет обозначает грядущее событие, дата которого определена и согласована. А красная заливка говорит о том, что момент окончания уже наступил, но флаг «Завершено» в системе не установлен. По всем остальным событиям выводятся плановые и крайние даты.
Рабочий экран — главный инструмент, позволяющий вовремя контролировать ключевые моменты выполнения импортных заказов и ничего не упустить.
Отчёт по импортным поставкам
Если рабочий экран предназначен для меня, то отчёт по поставкам — для клиентов. Он кратко и в наглядной форме выводит сводную информацию обо всех текущий заказах. Отчёт особенно удобен, когда поставки не разовые, а идут одна за другой с различной скоростью.
Обратите внимание на колонку «Номер у принципала». Сюда я заношу номер или идентификатор заказа, как он обозначается у клиента, чтобы иметь возможность быстро сориентироваться, о какой поставке идёт речь (на приведённом скриншоте выведены поставки нескольких заказчиков).
В процессе работы я регулярно обновляю сводку по заказам и рассылаю клиентам.
Что дальше?
Календарь поставок — центральный и ключевой элемент моей системы управления импортом. Он служит основой для управления финансами и автоматизированного расчёта себестоимости поставки. Но это уже тема отдельного разговора.
Я надеюсь, что Ваше доверие ко мне как к партнёру в области ВЭД выросло после прочтения этой статьи.
Добавить комментарий